Pour soutenir le Cameroun dans ses initiatives de gestion des risques d'aggravation de fragilité, de conflit et de violence (FCV), ainsi que sa politique de décentralisation, la Banque Mondiale a accordé au Gouvernement du Cameroun un financement sous forme de prêt à hauteur de 300 millions de dollars, soit environ 189 milliards de FCFA, pour la mise en œuvre du Projet Gouvernance Locale et Communautés Résilientes (PROLOG). Ce projet, qui bénéficie directement à environ 187 municipalités et six (06) Conseils Régionaux, combine l'appui à la décentralisation focalisé sur des engagements de développement avec le renforcement des capacités de résilience des communautés, notamment des ménages vulnérables impactés par les conflits.

L'objectif de développement du projet est d'améliorer l'accès des communautés aux infrastructures résilientes au changement climatique et de renforcer la capacité locale à gérer les ressources et à fournir des services. Pour atteindre cet objectif, le projet est articulé autour de quatre composantes, dont la Composante 2, relative à l'amélioration du cadre de gouvernance à plusieurs niveaux et de la capacité des entités décentralisées à fournir des services, à travers laquelle s'inscrit la présente mission.

Dans le cadre de la mise en œuvre de cette Composante 2, la production, la validation et l'entrée en vigueur des actes des CTD (délibérations des conseils municipaux et régionaux, arrêtés du Maire ou du Président du Conseil Régional, décisions) constituent le socle juridique de toute action publique locale. Or, l'élaboration de ces actes demeure aujourd'hui, dans la quasi-totalité des 384 CTD du Cameroun, un processus intégralement manuel et sur support papier : rédaction non harmonisée d'une commune à l'autre, absence de traçabilité des versions successives d'un même projet d'acte, transmission physique des dossiers vers les autorités de tutelle compétentes en matière de contrôle de légalité, et délais d'approbation pouvant s'étendre sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Cette situation expose les CTD à des risques juridiques significatifs : absence de valeur probante en cas de contentieux, difficultés d'archivage et de recherche des actes anciens, opacité vis-à-vis des citoyens quant aux délibérations effectivement en vigueur, et retards préjudiciables à la mise en œuvre des projets et politiques locales. Elle constitue également un frein direct à l'objectif de transparence et de redevabilité porté par le programme de décentralisation, qui suppose que les citoyens puissent accéder aux délibérations de leurs collectivités.

C'est pour répondre à ce constat que le PROLOG entend procéder, au titre de sa Composante 2, au diagnostic, à la conception, à la mise en place et au déploiement d'un système de dématérialisation des services, procédures d'élaboration et d'approbation des actes et délibérations des CTD, dans une phase pilote couvrant douze (12) communes cibles, à raison de deux communes par région parmi les six régions bénéficiaires du PROLOG, ainsi qu'au niveau central du MINDDEVEL et auprès des autorités administratives de tutelle compétentes. Il s'agit, à travers cette mission, de sécuriser juridiquement, d'accélérer et de rendre transparent le cycle de vie complet des actes des CTD, depuis leur rédaction jusqu'à leur publication, avant une généralisation ultérieure à l'ensemble des communes du programme.

. Bilan de l'existant, limites opérationnelles et justification de la dématérialisation

Les échanges conduits avec les services centraux du MINDDEVEL, les autorités de tutelle et un échantillon de CTD ont permis d'identifier les verrous suivants, qui justifient une refonte complète et dématérialisée du processus :

. Absence de traçabilité et d'historisation des versions d'un acte :

Un projet de délibération ou d'arrêté circule aujourd'hui sous forme de documents Word ou papier successifs, sans mécanisme de suivi des modifications ni de conservation des versions intermédiaires, rendant impossible la reconstitution fiable de l'historique d'un acte en cas de litige.

. Absence de circuit de validation formalisé et de signature électronique :

Le circuit de validation interne (services techniques, Secrétaire Général, Exécutif communal, Conseil délibérant) puis externe (autorité de tutelle) repose sur des transmissions physiques ou des échanges de courriels non structurés, sans garantie d'authenticité ni de non-répudiation des signatures apposées.

. Hétérogénéité des nomenclatures et des modèles d'actes d'une CTD à l'autre :

Chaque commune développe ses propres gabarits de rédaction, sans référentiel national harmonisé des types d'actes, ce qui complique le contrôle de légalité et empêche toute consolidation statistique au niveau central.

. Délais de transmission et d'approbation excessifs :

La transmission physique des dossiers aux autorités de tutelle, parfois localisées à plusieurs heures de route de la commune, engendre des délais d'approbation incompatibles avec le rythme de l'action publique locale.

. Absence d'archivage électronique sécurisé et de moteur de recherche :

Les actes approuvés sont conservés dans des classeurs physiques, sans sauvegarde numérique ni possibilité de recherche rapide par mot-clé, date, objet ou statut, exposant les CTD à un risque de perte définitive de leur patrimoine juridique.

. Absence de publication citoyenne et de portail de transparence :

Les délibérations approuvées ne font l'objet d'aucune publication systématique accessible aux citoyens, limitant la redevabilité des exécutifs locaux et la connaissance par les populations des décisions qui les concernent.

. Contraintes d'enclavement et de connectivité des zones cibles :

À l'instar des autres systèmes d'information déployés dans le cadre du PROLOG, la solution doit impérativement tolérer des coupures d'électricité prolongées et l'absence de réseau Internet pendant plusieurs semaines dans les CTD les plus enclavées.

Afin d'optimiser l'efficience opérationnelle et de rationaliser le suivi contractuel, la présente mission fusionne le diagnostic, la conception applicative, le développement et le déploiement physique et opérationnel (installations matérielles/logicielles, paramétrages sur site) au niveau central (MINDDEVEL), auprès des autorités de tutelle, ainsi que dans les 12 communes pilotes cibles.

. Objectif Général

L'objectif général de la mission est de recruter un Cabinet d'études spécialisé en gouvernance numérique et en ingénierie applicative pour réaliser le diagnostic, la conception, le développement et le déploiement complet d'un système de dématérialisation des services, procédures d'élaboration et d'approbation des actes et délibérations des Collectivités Territoriales Décentralisées, au niveau central (MINDDEVEL), auprès des autorités de tutelle compétentes, et dans une phase pilote de douze (12) communes cibles, à raison de deux communes par région.

. Objectifs Spécifiques

De manière spécifique, le Cabinet retenu aura pour missions de :

. Diagnostiquer les circuits actuels d'élaboration et d'approbation des actes :

Réaliser un audit des pratiques rédactionnelles, des circuits de validation internes et externes et des délais constatés dans un échantillon représentatif de CTD, préalable à la conception du système cible.

. Concevoir un référentiel national harmonisé des types d'actes :

Élaborer, en lien avec les services juridiques du MINDDEVEL, une nomenclature unique des délibérations, arrêtés et décisions, assortie de modèles rédactionnels types configurables par catégorie d'acte.

. Développer un module de rédaction assistée par modèles :

Concevoir une interface de rédaction guidée permettant aux services communaux de produire des projets d'actes conformes aux gabarits nationaux, avec insertion automatique des références réglementaires applicables.

. Implémenter un circuit de validation électronique multi-niveaux :

Modéliser et développer un moteur de workflow (BPM) reproduisant fidèlement le circuit réglementaire (services techniques, Secrétaire Général, Exécutif, Conseil délibérant, autorité de tutelle), avec statuts de suivi en temps réel.

. Intégrer une solution de signature électronique certifiée :

Mettre en place un dispositif de signature électronique conforme au cadre juridique camerounais, garantissant l'authenticité, l'intégrité et la non-répudiation de chaque acte validé.

. Acquérir les signatures électroniques qualifiées auprès de l'ANTIC :

Instruire, auprès de l'Agence Nationale des Technologies de l'Information et de la Communication (ANTIC), les dossiers de demande et procéder à l'acquisition effective des certificats de signature électronique qualifiée requis pour les Maires des communes pilotes, pour les autorités administratives de tutelle compétentes, et pour les signataires habilités du MINDDEVEL au niveau central.

. Dématérialiser la transmission au contrôle de légalité :

Permettre la transmission électronique instantanée des actes délibérés vers les autorités de tutelle compétentes, avec accusé de réception horodaté et suivi des délais réglementaires d'approbation.

. Garantir la traçabilité, l'historisation et l'archivage probatoire :

Assurer la conservation de l'intégralité des versions successives de chaque acte et la constitution d'un coffre-fort numérique d'archivage à valeur probante, consultable par mot-clé, date, objet ou statut.

. Développer un portail de publication et de transparence citoyenne :

Mettre à disposition du public un espace de consultation des délibérations approuvées, dans une logique d'open data et de redevabilité locale.

. Garantir le fonctionnement en mode hors-ligne :

Concevoir une solution capable de fonctionner intégralement en mode déconnecté (rédaction, validation interne, signature) dans les communes ne disposant pas d'un accès Internet permanent, avec synchronisation automatique et différée de l'ensemble des données avec le niveau central dès que la connexion Internet redevient disponible.

. Garantir le bilinguisme intégral :

Assurer un basculement complet Français/Anglais sur l'ensemble des modules, formulaires et gabarits d'actes.

. Déployer, installer et procéder à la recette sur site :

Installer et configurer la solution sur le serveur national du MINDDEVEL, auprès des autorités de tutelle et dans les 12 mairies pilotes cibles, validées par des Procès-Verbaux (PV) de recette, conjointement signés.

. Accompagner le changement et transférer les compétences :

Former les administrateurs centraux, les rédacteurs et validateurs communaux ainsi que les agents des autorités de tutelle, et fournir une documentation technique et utilisateur exhaustive.

II. RESULTATS ATTENDUS

Les résultats attendus de la mission sont mesurés au moyen des indicateurs de performance ci-après, utilisables conjointement par le Cabinet et par l'Unité de Gestion du Projet (UGP) pour apprécier la réussite de la livraison :

I.        APPROCHE METHODOLOGIQUE

La prestation attendue du Cabinet comprend l'ensemble des services, développements et livrables nécessaires à la conception, la mise en place et au déploiement opérationnel du système de dématérialisation. Elle s'articule autour de deux composantes indissociables : 

COMPOSANTE A : Diagnostic, Conception et Ingénierie Applicative du Système de Dématérialisation ;

COMPOSANTE B : Déploiement Technique, Installations et Recette (12 Communes Pilotes + Central + Tutelle).

II.        LIVRABLES

Le Cabinet fournira les livrables suivants : 

-  Rapport d'Inception, Diagnostic et Architecture Cible

-  Packages Logiciels du Système de Dématérialisation et Code Source

-  Attestations d'Acquisition des Signatures Électroniques Qualifiées ANTIC

-  Rapports d'Installation et PV de Recette (12 Communes Pilotes + Central + Tutelle)

-  Documentation Technique et Manuels Utilisateurs Bilingues

-  Plan de Formation, Transfert de Compétences et Rapport de Fin de Mission

La durée d'exécution de la mission (phase de réalisation) est fixée à quatre (04) mois à compter de la date de notification de l'ordre de service de démarrage. Elle est suivie d'une période de garantie de douze (12) mois, puis d'une maintenance applicative de vingt-quatre (24) mois, décrites à la section 11. Le calendrier prévisionnel d'exécution de la phase de réalisation est le suivant. 

VI. PROFIL DU CABINET

Le Cabinet doit être une firme d'ingénierie informatique ou de conseil en gouvernance numérique de renommée nationale ou internationale, justifiant d'au moins sept (07) ans d'expérience dans la conception et le déploiement de systèmes de dématérialisation, de gestion électronique de documents (GED) ou de workflows administratifs complexes.

Le Cabinet ou groupement de cabinets doit démontrer la réalisation réussie d'au moins deux (02) projets similaires d'envergure nationale ou régionale impliquant la dématérialisation de procédures administratives avec signature électronique et circuit de validation multi-niveaux, pour le compte de l'État camerounais ou de bailleurs de fonds internationaux.

VII. PROCEDURE DE SELECTION

La sélection du consultant se fera selon la méthode de « Sélection Fondée sur la Qualification du Consultant (SQC) » du règlement de passation des marchés de la Banque Mondiale.

Les manifestations d'intérêt doivent être envoyées par courrier électronique au plus tard quatorze (14) jours à compter de la date publication du présent avis dans le quotidien Cameroun Tribune, soit le 11/11/2026, à 15 heures 30 minutes (heure locale par mail (Fichier PDF) et devront comprendre les documents suivants :

Les dossiers de candidature doivent être soumis exclusivement en version électronique (format PDF) par email et devront comprendre trois fichiers comme suit :

Fichier PDF 1 : 

- Une lettre de soumission détaillée, faisant ressortir les capacités spécifiques du Cabinet qui l’aideront à réussir sa mission ainsi que la collaboration avec les principales parties prenantes ; 

Fichier PDF 2 : 

Le cabinet devra proposer dans son offre, le CV du Chef de Mission qui devra remplir les critères de qualification et d’expérience minimal ci-après : 

- BAC+5 (Master / Diplôme d'Ingénieur) en Informatique, Administration Publique Numérique ou Gouvernance Électronique.

- Minimum 10 ans d'expérience dans la conduite de projets informatique ou de systèmes de gestion électronique de documents (GED) pour l'État ou des bailleurs de fonds internationaux (Banque Mondiale, PNUD…).

- Expérience avérée dans le pilotage de projets impliquant plusieurs entités administratives et niveaux de tutelle.

- Avoir une bonne connaissance des problématiques de décentralisation, du développement local et de la gouvernance locale.

Fichier PDF 3 :

- Le CV doit mettre en exergue les expériences similaires daté de moins de trois (03) mois, signé et mentionnant ses adresses complètes (boite postale, téléphone, e-mail etc.), les copies certifiées des diplômes, attestations et/ou certificat de travail, ainsi que les copies des contrats similaires (1ères et pages de signatures), etc.) ; 

N.B : Pour être validé, chaque référence devra être justifiée par les éléments suivants : 

La copie de la première page et la dernière page signé. Ces références devront être claires et lisibles ; 

Les photocopies des procès-verbaux de réception ou des certificats de bonne fin délivrés par le Maitre d’Ouvrage

NB : Aucun dossier physique ne sera reçu à l’UGP ou dans les UCR. Seuls les dossiers électroniques respectant le format ci-dessus indiqué seront évalués.

Et porter la mention :

« AVIS A SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D'INTERET 

N°065/ASMI/MINDDEVEL/PROLOG/UGP/SPM/2026 DU 26/10/2026

POUR LE RECRUTEMENT D'UN CABINET D'ÉTUDES CHARGÉ DU DIAGNOSTIC, DE LA CONCEPTION, DE LA MISE EN PLACE ET DU DÉPLOIEMENT D'UN SYSTÈME DE DÉMATÉRIALISATION DES SERVICES, PROCÉDURES D'ÉLABORATION ET D'APPROBATION DES ACTES ET DÉLIBÉRATIONS DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES DÉCENTRALISÉES (CTD) DANS LE CADRE DU PROLOG.

Adresses courrier électronique :

• recrutementdemat@prolog.cm

• jngwa@prolog.cm ;

• jemeguide@prolog.cm;