Dans le cadre de l’exécution du Budget d’Investissement Public pour l’exercice 2026, le Ministre de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement Durable lance, un Appel d’Offres National Ouvert pour le recrutement d’un consultant en vue de l’informatisation du courrier du MINEPDED.

L’objectif général est d’organiser le référencement des courriers reçus et envoyés et de permettre le suivi des réponses quand cela est nécessaire dans le but d’accroitre la rapidité et l’efficacité qui sont des éléments qui caractérisent les entreprises modernes se réclamant d’un fonctionnement optimal. Ceci passera par le développement et la mise en place d’un système de Gestion du courrier et des archives (Gestion électronique des documents) GED.

Plus spécifiquement, Il s’agira de :

-          Centraliser les courriers physiques et électroniques, automatiser le workflow de validation, et assurer une traçabilité complète

-          La gestion et suivi du courrier entrant (Réception, numérisation, enregistrement (expéditeur, date, sujet), indexation, et assignation aux services) ;

-          La gestion et suivi du courrier sortant (Rédaction, validation, signature électronique, mise sous pli virtuelle, et suivi de l'envoi.) ;

-          La gestion et Archivage : Recherche rapide, tableaux de bord de suivi, gestion des retards, et archivage sécurisé

-          La gestion et suivi du courrier interne ;

-          La gestion des statuts du courrier ;

-          La gestion des alertes de rappel (rappel de lecture, rappel de réponses, etc.) ;

-          La gestion des types de documents (bureautiques, documents numérisés, e-mails, fax, images);

-          La recherche des documents par filtre ;

-          Former le personnel à l’utilisation et à l’administration.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de vingt-cinq millions (25 000 000) francs CFA toutes taxes comprises.

La consistance de ces prestations est détaillée dans les Termes de Référence (TDR) du présent DAO et est repartie en une tranche unique

La participation au présent appel d’offres est ouverte à toutes les entreprises installées au Cameroun et remplissant les conditions d’accès à la commande publique, conformément à la règlementation en vigueur.

Les prestations objet du présent appel d'offres sont financées par le Budget d’Investissement Public de l’exercice 2026, sur la ligne d’imputation budgétaire 60 28 304 1 33000003 0133 521311.

        Mode de soumission

La soumission sera faite en ligne.

Le dossier d’appel d’offres peut être consulté aux jours et heures ouvrables au Ministère de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement durable sis à l’Immeuble ministériel n°2, 7ème étage, portes 704, dès publication du présent avis au Journal des marchés de l’ARMP ou dans le quotidien national Cameroon Tribune et sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm dès publication du présent avis.

La version physique du dossier d’appel d’offres peut être obtenue au Ministère de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement Durable sis à l’Immeuble Ministériel N°2, 7ème étage, porte 704 dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable des frais d’achat du DAO de vingt-cinq mille (25 000) francs CFA, payable au Trésor Public.

Il est également possible d’obtenir la version électronique du DAO par téléchargement gratuit aux adresses sus indiquées. Toutefois, la soumission électronique est conditionnée par le paiement des frais d’achat du DAO.

Chaque offre est rédigée en français ou en anglais et devra porter la mention :

« AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT

N° 00006/AONO/MINEPDED/CIPM/2026 DU 14 JUILLET 2026

POUR LE RECRUTEMENT EN PROCEDURE D’URGENCE D’UN CONSULTANT EN VUE DE L’INFORMATISATION DU COURRIER DU MINEPDED

"A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement" »

Les offres devront être transmises par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 12 aout 2026 à 14 heures précises. Une copie de sauvegarde de toute l’offre (Administrative, technique et financière) enregistrée sur clé USB devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus de la mention ci-dessus dans les délais impartis. En plus de cela, le soumissionnaire devra produire également, une copie de l’offre financière enregistrée dans une clé USB, sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « Offre financière témoin », et destinée à l’organisme chargé de la régulation des Marchés Publics pour conservation. Le défaut de présentation de cette offre témoin entraîne l’irrecevabilité de l’offre du candidat concerné, dès l’ouverture des plis par la Commission de Passation des Marchés.

En outre, le candidat devra également transmettre dans les services du Maitre d’Ouvrage sis à l’Immeuble Ministériel N°2, 7ème étage, porte 704 : les originaux de cautionnement de soumission et du récépissé de consignation délivré par la Caisse des dépôts et Consignations (CDEC), ainsi que la preuve d’avoir effectivement soumis son offre dans l’application COLEPS.

Nb Taille et format des fichiers

Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

-       5 MO pour l’Offre Administrative ;

-       15 MO pour l’Offre Technique ;

-       5 MO pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

-       Format PDF pour les documents textuels ;

-       JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet du présent appel d’offres est de deux (02) mois calendaires.

Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer les prestations

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives un cautionnement de soumission timbrée accompagné du récépissé de consignation délivré par la Caisse des dépôts et Consignations (CDEC), acquitté à la main, délivrée par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre chargé des finances pour émettre les cautions dans le domaines des marchés publics et dont la liste figure dans la pièce 14 du DAO dont le montant s’élève à trois cent mille (300 000) francs CFA et valable jusqu'à trente (30) jours au-delà de la date initiale de validité des offres. L’absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou un organisme financier de première catégorie autorisé par le Ministère chargé des Finances à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics, entraînera le rejet pur et simple de l'offre. Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre en charge des finances pour émettre les cautions dans le domaine des marchés publics ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet pur et simple de l'offre sans aucun recours.  Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. La caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

Pour le cas de l’Appel d’Offres Restreint (ouverture en 02 temps), le soumissionnaire est tenu de présenter un exemplaire de l’offre financière, dans une enveloppe scellée pour servir d’offre témoin marquée comme telle, et destinée à l’organisme chargé de la régulation des Marchés Publics pour conservation. Le défaut de présentation de cette offre témoin entraîne l’irrecevabilité de l’offre du candidat concerné, dès l’ouverture des plis par la Commission de Passation des Marchés.

L’ouverture des plis se fait en deux temps,

L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques se fera, en une seule étape, le 12 aout 2026 à 14 heures, par la Commission Interne de Passation des Marchés siégeant à l’occasion, dans la salle de conférence de la Brigade des Inspections Environnementales sis à la montée Ane Rouge

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une seule personne de leur choix dûment mandatée même en cas de groupement d’entreprises.

Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou l’autorité administrative compétente, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles doivent dater de moins de trois (03) mois à compter de la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’appel d’offres.

En cas d’absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif lors de l’ouverture des plis après un délai de 48 heures accordée par la Commission, l'offre sera rejetée.

Critères éliminatoires

Il s'agit notamment de :

-       L’absence ou non-conformité du cautionnement de soumission timbré accompagné du récépissé de consignation de la CDEC à l’ouverture des plis ;

-       La non-production au-delà de 48h après l’ouverture des plis, d’une pièce du dossier administratif jugée non conforme ou absente ;

-       Des fausses déclarations, manœuvres frauduleuses ou des pièces falsifiées ;

-       D’une note technique inférieure à 70 points sur 100 (renvoyant au seuil de qualification des offres techniques) ;  

-       De l’absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon des marchés au cours des trois dernières années ;

-       Du non-respect du format de fichier des offres;

-       L’absence d’un prix unitaire quantifié dans l’offre financière ; 

-       L’absence d’un élément de l’offre financière (la soumission, les BPU, le DQE) ;

-       De l’absence de la charte d’intégrité datée et signée ;

-       De l’absence de la déclaration d’engagement au respect des clauses environnementales et sociales datée et signée.

15.2-Critères essentiels

Les offres techniques seront évaluées sur cent (100) points selon les critères essentiels qui porteront à titre indicatif sur :

• La présentation générale de l’offre ;

§  Référence du soumissionnaire dans la réalisation des prestations similaires ;

§  La méthodologie proposée en adéquation avec les TDR ;

§  Qualification et compétence des experts ;

§  Le matériel nécessaire.

Le Maître d’Ouvrage attribuera le marché au soumissionnaire présentant l’offre évaluée la mieux disante par combinaison des critères techniques financiers et ou esthétiques. 

 Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant 90 jours à partir de la date limite initiale fixée Durée de validité des offres

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrées au Ministère de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement Durable sis à l’Immeuble Ministériel N°2, 7ème étage, portes 704 ; Ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses  http://www.publiccontracts.cm et http://www.publiccontracts.cm.

      Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques

Pour toute dénonciation pour des pratiques, faits ou actes, tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargé des Marchés Publics (MINMAP) SMS ou appel aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48, et la Cellule de Lutte Contre la Corruption du MINEPDED