Dans le cadre de la modernisation de la gestion des dossiers du personnel, le Ministre de l’Agriculture et du Développement Rural, Maître d’Ouvrage, lance un Appel d’Offres National Restreint, en procédure d’urgence, relatif à la sélection d’un cabinet d’études devant réaliser l’étude pour l’acquisition d’un système professionnel de digitalisation et d’archivage électronique des dossiers du personnel du Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural.

  Il s’agit de la sélection d’un cabinet d’études devant réaliser l’étude pour l’acquisition d’un système professionnel de digitalisation et d’archivage électronique des dossiers du personnel du Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de quatre-vingt-dix-huit millions (98 000 000) de francs CFA. 

Les prestations sont réalisées en un lot unique.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux soumissionnaires retenus lors de la phase de pré-qualification, dont les noms figurent sur la liste ci-dessus (voir annexe A). 

Les prestations objet du présent Appel d'Offres sont financées par le Budget d’Investissement Public (B.I.P) du MINADER, imputation : 60 30 323 2 33000002 361313, Exercice 2026.

Mode de soumission

Le mode de soumission retenu pour cet Appel d’Offres est la soumission en ligne.

Le dossier peut être consulté aux heures ouvrables au Service des Marchés du MINADER, 3ème chalet téléphone : 222 22 16 24 dès publication du présent avis, et la version électronique sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm dès publication du présent avis.

Le dossier peut être obtenu au Service des Marchés du MINADER 3ème chalet Tél. : 222 22 16 24 dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de quatre-vingt-dix-huit mille cinq-cents (98.500) F CFA, payable au Poste Comptable du Trésor territorialement compétent.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 04 août 2026 à 14 heures précises. Une copie opérationnelle de sauvegarde de l’offre sous format PDF, enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « COPIE OPERATIONNELLE DE SAUVEGARDE DES OFFRES RELATIVES A  L’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT EN PROCEDURE D’URGENCE N°002/AONR/ MINADER/CIPM/2026 DU 08 JUILLET 2026, RELATIF A LA SELECTION D’UN CABINET D’ETUDES DEVANT REALISER L’ETUDE POUR L’ACQUISITION D’UN SYSTEME PROFESSIONNEL DE DIGITALISATION ET D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOSSIERS DU PERSONNEL DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RURAL

 (A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement)

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation de l’étude ; objet du présent Appel d’Offres est de soixante (60) jours.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, un cautionnement de soumission, vêtu d’un timbre fiscal, au tarif en vigueur, d’un montant d’un million neuf-cent-soixante mille (1.960.000) francs CFA, ayant la mention manuscrite : «  Bon  pour caution personnelle et solidaire à concurrence du montant suscité »,  établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des finances et dont la liste figure dans la pièce 12 du DAO, valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres, accompagné du récépissé de dépôt du même montant à la Direction Générale de la Caisse de Dépôt s et  Consignations ( C.D.EC), sise au quartier bastos à Yaoundé. 

Les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative (Gouverneur, Préfet, Sous-préfet), conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres. Toute offre non conforme aux prescriptions du présent avis et du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet de l'offre.

Taille et format des fichiers 

Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

- 5 Mo pour le Dossier administratif ;

- 15 Mo pour le Dossier Technique ;

- 5 Mo pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

• Format PDF pour les documents textuels ;

• JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requises doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.

L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 04 août 2026

à 15 heures précises, par la Commission Ministérielle de Passation des Marchés du MINADER dans la salle des conférences de la Direction des Enquêtes et des Statistiques Agricoles (D.E.S.A) sise à l’arrière du bâtiment central. Seuls les soumissionnaires peuvent assister cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée. Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 80% des points.

1 Critères éliminatoires

- Absence ou non-conformité du cautionnement de soumission, vêtu d’un timbre fiscal au tarif en vigueur ; 

  ayant la mention manuscrite : « Bon pour caution personnelle et solidaire à concurrence de 1.960.000 frs CFA ;

- Absence du récépissé de dépôt d’un million neuf-cent-soixante mille (1.960.000) frs à la Caisse de

  Dépôts et Consignations (C.D.E.C) ;

-  Absence d’une pièce administrative au-delà du delai de 48 heures ;

- Fausse déclaration ou pièces falsifiées ;

- Non-respect des modèles de pièces ;

  -  Absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon d’un Marché au cours des trois  

    (03) dernières années et que l’entreprise ne figure pas sur la liste des entreprises défaillantes

      annuellement établie par le Ministre des Marchés Publics ;

-Non satisfaction de 70% des critères essentiels ;

-Non-respect du delai de livraison ;

- Absence d’une copie de sauvegarde opérationnelle des offres, en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.

NB : Toutes les pièces doivent être certifiées conformes par une autorité administrative compétente et datant de moins de 03 mois.

16.2 Critères essentiels

L’évaluation des offres techniques portera sur les principaux critères suivants : 

Chaque proposition conforme se voit attribuer un score technique. Une proposition est rejetée à ce stade si elle n’atteint pas le score technique minimum de soixante-dix (70) points.

. Méthode de sélection du consultant

Le consultant sera choisi par la méthode de sélection dans le cadre d’un budget déterminé conformément aux procédures décrites dans le présent Dossier d’Appel d’Offres Restreint.

Le Maître d’Ouvrage attribuera le Marché au soumissionnaire donc l’offre aura été évaluée la mieux-disante. 

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 90 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Service des Marchés du MINADER, 3ème chalet téléphone : 222 22 16 24.