Le présent ASMI a pour objectif de constituer, conformément à la réglementation des Marchés Publics, une liste des Bureaux d'Etudes Techniques (BET) et/ Cabinets qui seront invités à soumettre une proposition administrative, technique et financière, dans le cadre de l’Appel d'Offres restreint relatif à l’archivage numérique des pièces graphiques des projets suivis au MINTP.

L’objectif global de ce projet est la mise en place d’un système d’archivage  numérique des pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP ainsi que les plans de recollement des projets y relatifs; il devra à terme permettre de centraliser, sécuriser et pérenniser les informations et  assurer une meilleure traçabilité des interventions. Pour une atteinte efficace de cet objectif, ce projet s’étalera sur trois (3) années consécutives. 

- Durant la première année, il s’agira :

- D’effectuer un audit archivistique des pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP et se trouvant dans les différentes directions du MINTP pour certains et au service des archives du MINTP pour d’autres. (faire un état des lieux  et une analyse de tous les projets réalisés ou suivis au MINTP durant la période arrêtée (2023-2025)) : connaissance  précise d’une part sur l’environnement de travail et d’autre part sur l’organisation, la volumétrie la gestion au quotidien des pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP et les équipements dédiés à leur gestion. Un rapport d’audit archivistique sera élaboré et validé ;

- D’effectuer une collecte générale de toutes les pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP durant la période arrêtée (2023-2025) et devant être numérisées :dispatcher les correspondances à adresser aux chefs des structures porteuses desdits projets en vue de la collecte des pièces graphiques, Effectuer des descentes dans ces différentes structures par le personnel de la Cellule; inventorier et collecté les pièces graphiques ainsi que les plans de recollement y relatifs ; d’élaborer et valider le rapport de collecte des données graphiques;

- D’acquérir les matériels et les logiciels de numérisation et de Gestion Électronique de Document qui seront utilisés pour l’archivage numérique des pièces graphiques collectées sanctionné par un bordereau de livraison.

- Durant la deuxième année, il s’agira :

 D’acquérir les équipements d’archivage numérique, notamment : trois (03) ordinateurs pilotes, un scanner professionnel A0, un photocopieur multifonction couleur, des disques dur externe et des clés USB dédié à la numérisation et la Gestion Électronique de Document des pièces graphiques collectées, sanctionné par un bordereau de livraison;

- De former le personnel de l’équipe opérationnelle du Maitre d’Ouvrage aux techniques de traitement physique et intellectuel des archives suivant les normes et standards archivistiques à travers 10 projets pilote. Un rapport de formation sera produit et validé conformément aux dispositions des TDR;

- D’effectuer le traitement phytosanitaire des pièces graphiques collectées ;

- D’effectuer le traitement physique et intellectuel des différentes pièces graphiques collectées.  Il s’agira entre autre ici d’effectuer toutes les opérations de la chaine archivistique tout en classant lesdits plans par catégorie (les projets en régie, les projets suivis par le MINTP, projets suivis par les autres maîtres d’ouvrages, les projets par type d’infrastructures etc..) et par type de projets (bâtiment, ouvrages d’art, routes, autres infrastructures). Scinder les projets disposant des plans en  fichier numérique de ceux n’en disposant pas. Numériser les projets ne disposant pas de plans en fichiers numériques et procéder à la codification de ces derniers pour une meilleure exploitation en temps réel. Produire le rapport de traitement des données graphiques et de leurs plans de recollement

- Durant la troisième année, il s’agira :

- De mettre en place le système d’archivage  numérique des pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP à la période définie avec leurs plans de recollement;

- D’alimenter le système d’archivage  numérique mis en place ;

- D’organiser un atelier de vulgarisation du système d’archivage numériques des pièces graphiques des projets suivis au MINTP ;

- De former le personnel de la Cellule des Pièces Graphiques, à l’usage du système d’archivage  numérique mis en place ;

- De mettre en place un système de transmission systématique des pièces graphiques des projets suivis au MINTP à la Cellule dédiée.

- Produire un rapport de l’atelier de vulgarisation et un rapport final de l’activité qui met un terme au projet. 

Dans le cadre du présent contrat, le Cocontractant devra effectuer uniquement les tâches liées à la première année, il sera donc question pour lui:

- D’effectuer un audit archivistique du fonds des pièces graphiques issues des projets étudiés ou suivis par le MINTP ;

- De fournir partiellement des logiciels et matériels dédié à l’archivage numérique des pièces graphiques ;

- D’effectuer la collecte des pièces graphiques des projets suivis au MINTP de 2023 à 2025 qui devront être numérisées.

III- CRITÈRES DE QUALIFICATION

. Être un Bureau d’Études Techniques ou Cabinets ;

. Justifier des capacités administratives et techniques requises, notamment :

− Présenter un dossier Administratif conforme ;

− Disposer du personnel et d’un matériel compatible avec les prestations à réaliser.

. Justifier d’une bonne expérience dans le domaine des prestations similaires.

L’offre devra être transmise par les soumissionnaires sur la plateforme COLEPS au plus tard le 29 MAI 2026 à 15 heures. Une copie de sauvegarde non compressée de l’offre enregistrée sur clé USB devront parvenir sous pli fermé, au Ministère des Travaux Publics, Direction des Contrats, Cellule des Appels d’Offres, située au 4ième étage du bâtiment A de l’immeuble siège du Ministère des Travaux Publics, sis à ETOUDI, au lieudit centre administratif, porte 4/36, au plus tard le 29 MAI à 15 heures, et déposé contre récépissé. Ce pli devra porter la mention :

« AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTÉRÊT 

N°033/ASMI/MINTP/SG/DCT/CAO/CEA2/IE1/2026 DU 24 AVRIL 2026, EN PROCEDURE D’URGENCE POUR LA REALISATION DE L’ARCHIVAGE NUMERIQUE DES PIECES GRAPHIQUES DES PROJETS SUIVIS AU MINTP. »

− Taille et format des fichiers

Les tailles maximales du volume cité précédemment (Partie 1 et Partie 2) ou fichiers qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

- 5 MO pour le Dossier Administratif (Partie 1) ;

- 15 MO pour l’Offre Technique (Partie 2) ;

Les formats acceptés sont les suivants :

- Format PDF pour les documents textuels ;

- JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Les Bureaux d'Etudes Techniques (BET) et/ Cabinets qui souhaiteraient manifester leur intérêt à réaliser les prestations décrits ci-dessus devront fournir les pièces ci-après, présentées en un (01) volume et constitué de deux (02) pièces :

IV-1 : Pièce 1 (Dossier administratif)

La « pièce 1 » comprendra :

Les documents administratifs suivants (originaux ou copies certifiées conformes, datées de moins de trois (03) mois):

- une lettre de motivation dûment signée précisant que le candidat a l’intention de soumissionner à l’Appel d’Offre National Restreint s’il est présélectionné ;

- une Attestation de Conformité Fiscale en cours de validité ; 

- une attestation de non-faillite délivrée par le Greffe du Tribunal du lieu du siège du candidat ;

- l'original de l'attestation de non-exclusion des Marchés Publics délivrée par l'ARMP ;

- L’Attestation d’immatriculation timbrée ;

- L’original de l’attestation signée du Directeur de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, ou d’un de ses représentants dûment mandaté, certifiant qu’il a effectivement versé à la caisse les sommes dont il est redevable ;

- L’accord de groupement le cas échéant ;

- Pouvoirs de signature.

En cas de groupement d’Entreprises, les pièces ci-dessus doivent être fournies par chaque membre du groupement, à l’exception des pièces 1 et 3.

N.B. : l’absence ou la non validité de l’une des pièces ci-dessus entraînera l’élimination du candidat dans un délai de 48 heures après l’ouverture de l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt.

IV- 2 : Pièce 2 (Dossier technique)

Le dossier technique devra comprendre : 

IV-2-1 : Les moyens humains : 

IV-2-1-1 : La liste du personnel d’encadrement 

Le candidat fournira la liste définissant le personnel de maîtrise accompagnée:

- du curriculum vitae signé de chaque personnel ;

- de la photocopie certifiée conforme du diplôme de chaque personnel ;

- de l'attestation de disponibilité.

La non production de l'une de ces pièces entraînera pour l'expert considéré, la note zéro (0).

A cet effet, l’entreprise devra justifier de sa capacité à pouvoir mobiliser un personnel de maîtrise composé de :

IV-2-1: L’organigramme complet de l’entreprise

IV-2-2 : Les références des Bureaux d’Études Techniques ou Cabinets

- Avoir une Expérience générale dans les prestations de numérisation des documents (Numérisation  et indexation des documents) au cours des 10 dernières années ; 

- Avoir au moins 03 références dans le domaine de l’archivage et de la documentation ;

- Produire au moins une référence dans le domaine de l’audit archivistique ou de l’audit documentaire ;

Le soumissionnaire joindra en appui à ces références les premières et dernières pages des contrats ainsi que les attestations de bonne fin établies par les Maîtres d’Ouvrages, avec leurs coordonnées pour permettre un contrôle technique éventuel.

Pour être validée, chaque référence en prestations similaires, devra être justifiée par les éléments suivants :

- La copie de l'extrait du contrat comportant la 1ère et la page de signature. Ces documents devront être clairs et lisibles ;

- Le nom du Maître d'Ouvrage ;

- Le lieu d'exécution du projet ;

- Le certificat de Bonne Fin délivré par le Maître d'Ouvrage ou par ses services et/ ou les procès-verbaux de validation de l’activité et/ou bordereau de réception du matériel le cas échéant.

NB : Le CV du Chef de Mission peut être considéré comme un élément justificatif de l’expérience de l’entreprise 

IV -2-3 : Les moyens logistiques, techniques et matériels

- L’entreprise devra justifier de la propriété et de l'état du matériel nécessaire à l'exécution des prestations. Les justificatifs du matériel sont les photocopies certifiées conformes des cartes grises légalisées par les services compétents du Ministère des Transports ou les photocopies certifiées conformes d’attestation de dédouanement datant de moins de trois mois à la date limite de remise des offres pour le matériel roulant, et les photocopies certifiées de factures pour les autres matériels.

- Ces pièces doivent dater de moins de trois mois à la date limite de remise des offres. La liste du matériel minimum à fournir est la suivante :

- Un (01) véhicule de liaison ;

- Un (01) laptop ;

IV -2-3 : L’autorisation de vérification des déclarations 

Cette autorisation dûment signée du Directeur général de l’entreprise, devra permettre au Ministre des Travaux Publics de procéder à toute vérification jugée nécessaire, pour s’assurer de l’existence et de la qualité du matériel énoncé dans le dossier de candidature et de l’exactitude des informations relatives aux références présentées auprès des Maîtres d’Ouvrages concernés.

NB : La localisation dudit matériel doit être précisée étant entendu que des vérifications pourront être faites par le Maître d’Ouvrage, en cas de besoin.

SÉLECTION DES BUREAUX D’ÉTUDES TECHNIQUES OU CABINETS

Après réception des offres, il sera procédé à leur évaluation au vu des critères suivants :

V-1 : Critères éliminatoires

- Pièces administratives incomplètes ;

- Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;

- Note technique inférieur à 70/100;

V-2 : Critères essentiels

- Personnels  (sur 60 points) ;

- Matériels (sur 10 points) 

- Les références du candidat (sur 30 points) ;

Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à soixante-dix (70) points sur cent (100), seront retenus.

N.B. : Tout dossier comportant des fausses déclarations sera purement et simplement rejeté par le Comité compétent à tout moment pendant la procédure.

B-  Référence du BET /Cabinets

E-  Référence du BET /Cabinets sur 30 points

Pour être validée, chaque référence en prestations similaires, devra être justifiée par les éléments suivants :

-        La copie de l'extrait du contrat comportant la 1ère et la page de signature. Ces documents devront être clairs et lisibles ;

-        Le nom du Maître d'Ouvrage ;

-        Le lieu d'exécution du projet ;

-        Le certificat de Bonne Fin délivré par le Maître d'Ouvrage ou par ses services et/ ou les procès-verbaux de validation de l’activité et/ou bordereau de réception du matériel le cas échéant.

NB : Le CV du Chef de Mission peut être considéré comme un élément justificatif de l’expérience de l’entreprise.

Pour tout renseignement complémentaire d’ordre technique, s’adresser à la Direction des Contrats, Cellule des Appels d’Offres, située au 4ième étage du bâtiment A de l’immeuble siège du Ministère des Travaux Publics, sis à ETOUDI, au lieudit centre administratif, porte 4/36.

Les Bureaux d’Études Techniques ou Cabinets retenus à l'issue de cette ASMI seront consultés pour l’Appel d'Offres national Restreint relatifs à l’archivage numérique des pièces graphiques des projets suivis au MINTP conformément au Décret N°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics du Cameroun.