Dans le cadre de l’organisation et de la gestion des courriers physiques ainsi que les informations s’y rattachant au sein de son département ministériel, le Ministre de l'Elevage, des Pêches et des Industries Animales, Maitre d’Ouvrage, lance un Appel d’Offres National Ouvert en procédure d’urgence, pour l’acquisition d’une application informatique au service du courrier.

Les prestations objet de la présente consultation comprennent :

-            l’acquisition d’une solution de gestion de courrier ayant les fonctionnalités de base ci-après :

•    Gestion des courriers entrants, sortants et internes ;

•    Référencement des courriers physiques ou numériques ;

•    Ajout des commentaires, annotations et instructions sur les courriers numérisés ;

•    Distribution des courriers aux destinataires avec accusés de réceptions automatiques ;

•    Indexation et mise à disposition des courriers par l'intermédiaire du moteur de recherche ;

•    Consultation sécurisée du courrier à partir de l'intranet ;

•    Traçabilité des impressions, consultation de courrier et de toutes les actions effectuées ;

•    Archivage et classement du courrier ;

•    Génération des rapports statistiques ;

•    Génération des alertes et notification via messagerie électronique et SMS ;

•    Sauvegarde des données et des bases de données ;

-            Déploiement, configuration de la solution selon les besoins du MINEPIA et prise en main du personnel utilisateur ;

-            Acquisition, transport, manutention (locale), mise en service et réception des équipements ci-après devant accompagner la solution :

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de quarante millions (40 000 000) de Francs CFA Toutes Taxes Comprises.

Le présent appel d’offres ne fait pas l’objet d’un allotissement.

La participation au présent appel d’offres est ouverte à toute Entreprise ou groupe d’entreprises de droit camerounais installé sur le territoire national et justifiant de capacités techniques et financières pour la fourniture d’une solution informatique.

Les prestations objet du présent appel d'offres sont financées par le Budget d’Investissement Public (BIP) du MINEPIA, Exercice 2025, sur la ligne d’imputation budgétaire n° 59 31 059 08 320012 521311 951.

  Mode de soumission 

Le mode de soumission retenu pour cette consultation est exclusivement en ligne.

Le dossier physique peut être consulté gratuitement aux heures ouvrables au Service des Marchés Publics du Ministère de l’Elevage des Pêches et des Industries Animales, sis à Mvog-Betsi/Yaoundé, téléphone : 222 23 52 41 dès publication du présent avis.

Il peut également être consulté en version électronique sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm et sur le site internet de l'ARMP (www.armp.cm).

La version physique du dossier d’appel d’offres peut être obtenue au Service des Marchés Publics du MINEPIA, sis à Mvog-Betsi/Yaoundé, téléphone : 222 23 52 41, dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de soixante mille (60 000) francs CFA, payable au Trésor Public.

Il est également possible d’obtenir la version électronique du DAO par téléchargement gratuit aux adresses sus indiquées. Toutefois, la soumission par voie physique ou électronique est conditionnée par le paiement des frais d’achat du DAO. 

Chaque offre, rédigée en français ou en anglais sera transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 05 mai 2025 à 13 heures. Une copie de sauvegarde de l’offre sous format PDF, enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, devra être transmise avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », accompagnée de l’original de l’offre administrative du soumissionnaire le tout sous pli scellé avec la mention ci-dessous dans les délais impartis.

« AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT, EN PROCEDURE D’URGENCE,

N° 00005/AONO/MINEPIA/CIPM/2025 DU 02 AVRIL 2025 POUR L’ACQUISITION D’UNE APPLICATION INFORMATIQUE AU SERVICE DU COURRIER.

(A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement) »

Taille et format des fichiers 

Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

Ø     5 MO pour l’Offre Administrative ;

Ø     15 MO pour l’Offre Technique ;

Ø     5 MO pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

Ø     Format PDF pour les documents textuels ;

Ø     JPEG pour les images.

Le soumissionnaire veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

5.1 Le délai maximum prévu par le Maître d’ouvrage pour la livraison des fournitures objet du présent appel d’offres est de cent quatre-vingt (180) jours calendaire.  Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrer les prestations.

5.2 Les prestations, objet du présent appel d’offres, seront effectuées à la Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de Liaison du MINEPIA sise au Centre Administratif.

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives un cautionnement de soumission daté, signé timbré et acquitté à la main, délivré par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre en charge des finances pour émettre les cautions dans le domaines des marchés publics  et dont la liste figure dans la pièce  14 du DAO et accompagnée d’un récépissé de consignation délivré par la CDEC dont le montant s’élève à huit cent mille (800 000) francs cfa,  valable jusqu'à trente (30) jours au-delà de la date initiale de validité des offres. L’absence de la caution de soumission timbrée et délivrée par une banque de premier ordre ou un organisme financier de première catégorie autorisé par le Ministère en charge des Finances à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics, accompagnée d’un récépissé de consignation délivré par la CDEC, entraînera le rejet pur et simple de l'offre. Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente et vaut élimination du soumissionnaire. La caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

Seront irrecevables par le Maître d’Ouvrage :

-    les plis portant les indications sur l’identité des soumissionnaires ;

-    les plis parvenus postérieurement aux dates et heures limites de dépôt ;

-    les plis sans indication de l’identité de l’Appel d’Offres ;

-    les plis non-conformes au mode de soumission ;

-    les plis ne contenant pas l’original de l’offre administratif du soumissionnaire.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente et vaut élimination du soumissionnaire. La caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable

L’ouverture des plis se fera en un temps.

En tout état de cause, l'ouverture des pièces administrative, technique et financière aura lieu le 05 mai 2025 à 14 heures, par la Commission Interne de Passation des Marchés auprès du Ministère de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales, dans la salle de réunions de ladite Commission, sise à Mvog-Betsi/Yaoundé.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée même en cas de groupement d’entreprises.

Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou l’autorité administrative compétente, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles doivent être datées de moins de trois (03) mois à compter de la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’appel d’offres.

L’absence ou la non-conformité d’une pièce du dossier administratif, autre que la caution de soumission, après un délai de 48 heures accordée, entrainera le rejet de l'offre.

15.1 Critères éliminatoires

Il s'agit notamment :

-       de l’absence ou non-conformité de la caution de soumission datée, signée, timbrée, acquittée à la main et accompagnée d’un récépissé de consignation délivrée par la CDEC à l’ouverture des plis;

-       de la non -production au-delà du délai de 48h d’une pièce du dossier administratif jugée non conforme ou absente lors de l’ouverture des plis, (excepté le cautionnement de soumission); 

-       des fausses déclarations, manœuvres frauduleuses ou falsification des pièces;

-       du non-respect d’au moins sept (07) critères essentiels sur  dix (10)   ;

-       de l’absence de prospectus ou fiche technique produit par le fabricant ou le distributeur agréé des fournitures du présent DAO ;

-       du non-respect de l’une des spécifications techniques majeures indiquées dans les spécifications techniques des fournitures du présent DAO, le cas échéant ;

-       du non-respect de 80 % des spécifications techniques mineures indiquées dans les spécifications techniques des fournitures  du présent DAO, le cas échéant ;

-       de l’absence d’expérience d’au moins trois (03) ans dans la mise en œuvre et le déploiement d’un système de gestion informatique du courrier ;

-       de l’absence d’un prix unitaire quantifié dans l’Offre financière ;

-       de l’absence d’une déclaration sur l’honneur de n’avoir pas abandonné des marchés durant les trois (03) dernières années ;

-       de l’absence d’un élément de l’offre financière (soumission, BPU, DQE, SDPU) ;

-       de l’absence de la charte d’intégrité datée et signée ;

-       de l’absence de la déclaration d’engagement social et environnemental datée et signée ;

-       du non-respect du format de fichiers des offres en ligne ;

-       de l’absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.

15.2. Critères essentiels

Les critères essentiels à la qualification des soumissionnaires porteront sur :

-       la présentation de l’offre ;

-       les références du soumissionnaire ;

-       le délai de garantie ;

-       le calendrier de livraison (planning et calendrier de réalisation des services connexes) ;

-       la capacité financière ;

-       la preuve d’acceptation des conditions du marché (CCAP et CST paraphé sur toutes les pages, daté et signé à la dernière page avec la mention « lu et approuvé ») ;

-       le service après-vente (personnel technique et disponibilité des pièces de rechanges) ;

-       la qualification et l’expérience du personnel ; 

-       les moyens logistiques ; 

-       la méthodologie de mise en œuvre et de transfert des compétences aux utilisateurs.

N.B : Toute offre n’ayant pas respecté tous les critères éliminatoires et obtenu au moins sept (07) « oui » sur dix (10) des critères essentiels sera éliminée.

Le Maitre d’Ouvrage attribuera le marché au soumissionnaire ayant présenté une offre remplissant les critères de qualification technique et financière requises et dont l’offre est évaluée la moins-disante.

Nombre maximum de lots : 

Le présent appel d’offres comporte un (01) lot.

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite initiale fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Service des Marchés Publics du MINEPIA sis à Mvog-Betsi / Yaoundé, téléphone : 222 23 52 41, ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm, ou dans le site de l’ARMP http://www.armp.cm.

Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques

Pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS à la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargée des Marchés Publics (MINMAP) (SMS ou appel) aux numéros : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48, l’ARMP au numéro 222 20 18 03 Ou le MO au numéro 222 23 52 41.