Organisé par décret n°2012/512 du 12 novembre 2012, le Ministère des Postes et Télécommunications est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique du Gouvernement en matière des Postes, des Télécommunications et des TIC.

Pour accomplir ses missions et atteindre les objectifs à lui assigner, le MINPOSTEL dispose en son sein un nombre important de ressources humaines reparti dans les services centraux, déconcentrés et les organismes sous tutelle. Une mission aussi stratégique comme celle-ci impose l’existence d’un personnel disposant des compétences dans plusieurs domaines et la maîtrise de l’effectif nécessite l’existence d’un fichier du personnel et de la solde fiable qui renseignent sur la position de chaque personnel.

L’amélioration du service public de l’Etat a fait l’objet d’une attention particulière du Gouvernement durant la dernière décennie. A travers le Décret n°2012/079 du 09 mars 2012 portant régime de la déconcentration de la gestion des personnels de l’Etat et de la Solde, le Chef de l’Etat a transféré certaines compétences relatives à la gestion de carrière du personnel aux différents départements ministériels existants. Parmi ces compétences transférées, nous avons : les actes de promotions (avancement d’échelon, avancement de classe, bonification d’échelon), les actes de position ( mise en détachement, mise en disponibilité, suspension des effets du contrat de travail…), les actes de pension (retraite normale d’un fonctionnaire, pension réversion…), les actes de discipline, et l’opération de mise à jour du fichier personnel (affectation au sein du ministère ou des services rattachés, mutations et nominations).

Ces documents, en grande majorité sous format papier, sont essentiels non seulement pour le suivi des carrières des agents mais aussi pour des fins juridiques, administratives et de gestion des ressources humaines.

Cependant, le MINPOSTEL fait face à plusieurs défis majeurs dans la gestion physique de ces documents. En effet, une grande partie des dossiers sont stockés dans des armoires et des locaux qui, bien souvent, sont soumis à des risques de détérioration tels que l’humidité, la poussière, les incendies, ou encore le vol. En outre, la gestion manuelle de ces documents complique leur consultation, leur suivi, et leur mise à jour régulière. Le système actuel, en grande partie obsolète, est source d'inefficacité, d'erreurs humaines et de lenteur dans le traitement des informations. Ces insuffisances génèrent un retard dans la prise de décisions, une perte de temps considérable pour le personnel et des difficultés accrues dans la mise en conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière de gestion des ressources humaines et de protection des données.

Face à ces défis, il devient impératif d’adopter une approche plus moderne, plus rapide et plus sécurisée pour la gestion des dossiers du personnel. Le recours à une application d'archivage numérique s’impose comme une solution de choix pour répondre aux besoins croissants en matière de gestion efficace, de sécurité des informations et de conformité aux standards internationaux de gestion des données.

L’archivage numérique permettrait de centraliser tous les documents relatifs aux dossiers du personnel dans un système unique, accessible en ligne, sécurisé, et facile à gérer. Cela offrirait non seulement des avantages en termes de gain de temps (accès rapide aux documents), mais aussi en matière de réduction des coûts de gestion (dématérialisation des archives, réduction des coûts liés à l’espace de stockage physique, et économies liées à la gestion manuelle des documents).

En outre, ce projet s’inscrit dans une dynamique plus large de réforme de l’administration publique, qui viendrait soutenir l’initiative d’administration électronique et participer à la dématérialisation des procédures administratives, conformément à la politique du gouvernement visant à améliorer la gouvernance et la qualité des services rendus aux citoyens.

Enfin, l’adoption d’une solution d’archivage numérique permettra au Ministère des Postes et Télécommunications de préparer l’avenir et de se conformer aux standards modernes de gestion des ressources humaines et des archives. Ce projet constitue un investissement stratégique à long terme, qui facilitera l’évolution du ministère vers un environnement de travail plus agile, moderne, et performant. De plus, la gestion numérique permettra une meilleure traçabilité des décisions administratives et un suivi plus rigoureux des carrières des agents, contribuant ainsi à la professionnalisation et à la transparence des processus internes.

Les prestations porteront sur :

Etape 1. Analyse de l’existant

Elle débutera à partir de la date de démarrage avec le cadrage de la mission. A cet effet, pour atteindre les résultats escomptés, l’équipe de projet va produire un cahier des charges et un calendrier d’exécution de l’activité. Le cahier des charges va contenir l’ensemble des exigences, structurées recensées, analysées, négociés, priorisées, spécifiées, et classées, sur lequel l’équipe de suivi du projet s’appuiera pour valider le projet. L’analyse de l’existant permettra de prendre connaissance du système en place, mettant en évidence les points forts et les points faibles. Il s'agira d'évaluer les moyens logiciels, matériels, entrant dans la gestion des personnels du MINPOSTEL dans le cadre de la mise en place future du système. Cette phase permettra aussi de recueillir les besoins en matière d’informations sur le système et constituer les éléments nécessaires pour la mise en place de l’application. L’équipe de projet va produire après un parcours des différentes fonctionnalités ou modules attendus, un rapport d’analyse du système final. Ce rapport devra présenter avec description à l’appui, les différents diagrammes des modules et processus sollicités, lesquels montreront le parcours exhaustif du système final d’archivage des actes et dossiers de carrières.

Etape 2. Conception de la solution technique

La conception de la solution technique consistera à modéliser les différents services à fournir et à livrer un dossier de conception qui comprendra:

la charte graphique à soumettre à validation du Maitre d’ouvrage; 

la revue documentaire afin de proposer au Maitre d’ouvrage un plan de classement et d’archivage;

la production d’un rapport détaillant les modes de programmation, les langages utilisés et les technologies implémentées ;

l’arborescence et la maquette de l’application. Celles-ci devront inclure la liste des onglets et leur contenu, de façon à optimiser la navigation afin qu’elle soit simple, intuitive et conviviale.

Etape 3. Mise en œuvre et tests

Exécuter à partir de la date de notification de validation des produits de la 2ème phase, elle consistera en :

la programmation du logiciel ;

le développement de la base de données ;

la fourniture, l’installation, la configuration et l’étiquetage des matériels et logiciels ;

la numérisation des archives physiques ;

l’implémentation de la solution en environnement réel ;

l’exécution des tests de fonctionnement.

Etape 4. Déploiement et tests fonctionnels

A la suite de la phase de codage et tests (unitaire, d’intégration) de la solution, on procèdera au déploiement et aux tests fonctionnels de la nouvelle solution assorti d’un rapport. L’équipe de projet se chargera de préparer un tableau de tests à effectuer à la fin du développement du système et ce, afin de permettre à la maîtrise d’ouvrage de valider la conformité de la solution aux spécifications et de vérifier le bon fonctionnement du système. Le logiciel et la base de données seront déployés dans le système préparé à cet effet, logé dans la salle-serveurs du MINPOSTEL. En ce qui concerne les technologies, l’équipe de projet va utiliser les outils les plus performants. 

Etape 5. Livraison et lancement du produit

La livraison et le lancement de l’application sont prévus après la réalisation de toutes les tâches, notamment la production du manuel guide d’utilisation et d’administration du produit final et, la validation des tests fonctionnels et correction de l’application. Elle se fera en deux étapes et la première se fera uniquement au niveau des services centraux. A cet effet, l’équipe de mission va créer les différents comptes administrateurs et utilisateurs pour les personnels ciblés et procèdera à une démonstration de l’utilisation de l’outil mis en place, afin de permettre à ces derniers de se familiariser avec le nouvel environnement de travail. Quant à la deuxième étape, elle fera l’objet d’une activité indépendante et consistera à sensibiliser et outiller les personnels ciblés dans les délégations régionales sur le mode d’utilisation de l’application conçue.

Pour ce qui est de la maintenance préventive et corrective du système, elle sera assurée par le personnel de la Cellule SIGIPES du MINPOSTEL. La procédure de maintenance et d’hébergement du système sera présentée dans la proposition technique et financière par l’équipe de projet.

Pour faire acte de candidature, tout Cabinet d’Etudes ou Entreprise, devra justifier d’une expérience avérée dans le domaine de développement des applications et logiciels.

Les prestations objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt seront financés par le Budget d’Investissement Public (BIP), Exercice 2025.

Les dossiers de candidature seront remis en cinq (05) exemplaires dont un (01) original et quatre (04) copies marquées comme tels, sous pli fermé scellé et comportant deux enveloppes distinctes à la Direction des Affaires Générales, Service des Marchés (porte 162), au Ministère des Postes et Télécommunications, au plus tard le 11 Avril 2025 à 14 heures, heure locale et devra porter la mention :

AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

N°000001/AMI/MPT/SG/DAG/SDBM/SMA/2025 DU 06 MARS 2025 POUR LA PRESELECTION DES CABINETS D’ETUDES OU ENTREPRISES EN VUE DU DEVELOPPEMENT D’UN SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS DES PERSONNELS DU MINPOSTEL.

 « A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement ».

Le dossier d’Avis à Manifestation d’Intérêt comprendra les sections suivantes :

Section 1 : Pièces administratives.

Section 2 : Dossier technique.

 Section 1 : Pièces administratives (enveloppe A)

Cette section comprend les pièces administratives (originales ou leurs copies certifiées conformes datant de moins de trois (03) et valables pour l’exercice en cours) suivantes :

 lettre de motivation dûment signée du soumissionnaire ;

attestation d’immatriculation ;

copie du registre du commerce, certifiée au greffe du tribunal de 1ère instance ;

attestation de conformité fiscale ;

attestation de non exclusion des marchés publics délivrée par l’ARMP ;

attestation de non faillite (original ou copie certifiée par le greffe du tribunal de 1ère  instance.

Section 2 : dossier technique (enveloppe B) 

L’enveloppe B contiendra les informations suivantes :

la présentation du cabinet ainsi que les domaines d’action et d’intervention ;

la liste du personnel-clé proposé avec les copies des diplômes et des CV signés par chaque expert ;

les références du Cabinet d’Etudes pour les prestations similaires réalisées au cours des cinq (05) dernières années ;

la compréhension du mandat de mission (TDR);

les moyens matériels et logistiques.

6.1. Critères éliminatoires :

- Dossier administratif incomplet ;

- Fausse déclaration, document falsifié ;

- Note technique inférieure à 75 points sur 100.

6.2. Critères de qualification

Les offres techniques seront présentées en fonction des principaux critères ci-après :

Références du candidat………………………………………………30  points.

Les références du Cabinet d’Etudes pour les prestations similaires réalisées au cours des cinq (05) dernières années (fournir les preuves de la réalisation des missions similaires) :

Références générales :

Au moins deux références réalisées dans le domaine des TIC et/ou d’Etudes au cours des cinq (05) dernières années ………………………………..15  points ;

Références spécifiques :

Au moins une référence réalisée dans le domaine de développement de plateforme d’archivage numérique, au cours des cinq (05) dernières années…15 points.

Compréhension du mandat de la mission (contexte, objectifs, démarche méthodologique…)………………………………………………………..20 points ;

Bonne compréhension du travail demandé, bonne organisation du travail, planning de réalisation des prestations adéquat………………………………………….….05 pts ;

Cohérence dans la répartition des tâches entre le personnel…………........…..05 pts ;

Pertinence de la méthodologie proposée……………………..…………….…05 pts ;

Pertinences des observations sur le TDR………………………….………..…05 pts.

Expérience du personnel clé……………………………………….…….. 50 points ;

Chef de mission.

Ingénieur informaticien, (BAC +5) ou diplôme équivalent, Expert en analyse et conception des systèmes d’information. Quinze (15) ans d’expérience dans le domaine des systèmes d’information et ayant déjà participé dans l’exécution d’au moins trois (03) projets dans la définition et la mise en place des systèmes d’information en tant que chef de mission……………………………….…15 points.

Expert développeur en génie logiciel:

Ingénieur informaticien, BAC +5 ou diplôme équivalent. Dix (10) ans d’expérience dans le domaine de la conception et du développement de logiciels, d’applications web et des bases de données relationnelles. Ayant une très bonne connaissance des langages de développement web multi-tiers open source et des bases de données relationnelles. Ayant participé à la réalisation d’au moins dix (10) projets de développement d’application web. ……………………………………………10 points.

Expert en cyber-sécurité, réseaux et systèmes informatiques :

Ingénieur informaticien, BAC +5 ou diplôme équivalent. Dix (10) ans d’expérience dans le domaine de la cyber-sécurité, des réseaux et systèmes d’exploitation informatiques. Certifié CISSP ou CISM ; Cisco Certified Internetwork Expert Security, Cisco Certified Network Associate. Ayant participé à la réalisation d’au moins deux (02) projets de cyber-sécurité, réseaux et systèmes informatiques  ……………………………………………10 points

Expert en gestion de ressources humaines

BAC+5 minimum (ou équivalent) en ressources humaines ou sciences sociales, ayant au moins 10 ans d’expérience. Avoir participé à l’exécution d’au moins deux (02) projets dans le domaine de ressources humaines……………………………………7,5 points ;

Expert en archivage

BAC+5 minimum (ou équivalent) en sciences de l'information, archivistique, ou domaine connexe, ayant au moins 10 ans d’expérience. Avoir participé à dans le domaine de l'archivage des documents et des dossiers administratifs. Avoir participé à l’exécution d’au moins deux (02) projets d'archivage ou de gestion documentaire dans un environnement institutionnel ou organisationnel, incluant la mise en place de solutions d’archivage numérique. ………….. 7,5 points.

 NB : Le personnel proposé par le Candidat ne sera évalué que si les justificatifs ci-après ont été produits : copie certifiée du diplôme, curriculum vitae dûment signé et daté par l’expert, justificatifs des expériences déclarées. (contrat travail/certificat de travail).

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Ministère des Postes et Télécommunications, Direction de la Régulation et du Contrôle des Activités Postales (DRP), Porte 137, Tél : 222232200/222224527.

Le résultat du présent Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt sera publié dans le JDM./-