Afin d’assurer le fonctionnement des services du département ministériel dont  il a la charge et améliorer ainsi les conditions de travail de ses collaborateurs, le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur s’emploie à doter régulièrement les Services centraux des ressources matérielles, infrastructurelles et immatérielles adéquates.
Pour préserver cet important investissement, il est essentiel que ces ressources soient convenablement entretenues, maintenues en état de fonctionner et réparer au besoin, de manière à toujours rendre les services que les utilisateurs sont en droit d’attendre. A ce titre, le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur pour y remédier, a entrepris via les présents Termes de référence de définir les prestations à effectuer dans le cadre de l’entretien et la maintenance des appareils de reprographie et de climatisation des services centraux du département ministériel dont il a la charge.

Les prestations objet de la présente consultation concernent tous les matériels de reprographie et de climatisation affectés aux structures du MINESUP (9e, 10e, 13e, 14e, 15e et 16e étage). Il s’agira donc pour le prestataire sans être exhaustif d’assurer la maintenance préventive et curative de 121 imprimantes, 12 scanners , 35 photocopieurs et 82 climatiseurs (6cv, 3 cv, 2 cv et 1,5 cv) ainsi qu’il suit:
A.    Maintenance préventive
Le prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement continu des équipements, prévenir les pannes et prolonger leur durée de vie aussi bien pour les appareils de reprographie que pour ceux de climatisation ainsi qu’il suit :
i.    Appareils de reprographie 
-    nettoyage interne et externe des machines (imprimantes, photocopieurs, scanners) ;
-    vérification des niveaux de consommables (toner, encre, papier) ;
-    contrôle des mécanismes d’alimentation papier, des rouleaux et des capteurs ;
-    réglage des paramètres de fonctionnement (résolution, calibrage) ;
-    test de performance et impression d’échantillons.
ii.    Appareils de climatisation 
-    nettoyage des filtres, évaporateurs et condenseurs ;
-    vérification des niveaux de gaz réfrigérant ;
-    contrôle des connexions électriques et des thermostats ;
-    réglage des températures et calibrage des systèmes ;
-    test de performance (débit d’air, température, consommation).
B.    Maintenance curative
Le prestataire devra intervenir 48 heures au plus en cas de dysfonctionnement ou de panne afin d’assurer le rétablissement du service. Cette obligation concerne aussi bien les équipements de reprographie que ceux de climatisation.
-    Appareils de reprographie 
-    diagnostic des pannes (mécaniques, électroniques ou logicielles) ;
-    réparation ou remplacement des pièces défectueuses (rouleaux, moteurs, cartes électroniques) ;
-    mise à jour des logiciels ou firmwares si nécessaire ;
-    remise en service et test de validation.
-    Appareils de climatisation 
-    diagnostic des anomalies (bruits, fuites, surchauffe) ;
-    réparation des circuits frigorifiques, électriques ou mécaniques ;
-    remplacement des composants défectueux (compresseurs, ventilateurs, cartes de commande) ;
-    remise en service et vérification de la stabilité thermique.
C.    Suivi et documentation
Le prestataire devra assurer la traçabilité des interventions ainsi que le suivi technique des équipements. Ce suivi sera évalué notamment à travers :
-    la tenue d’un carnet de maintenance pour chaque appareil (historique des interventions, pièces remplacées, dates) ;
-    l’élaboration de rapports mensuels détaillant les actions préventives et curatives réalisées ;
-    la transmission des rapports au Maître d’Ouvrage et participation aux réunions de suivi technique, le cas échéant.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de 12 750 000 (Douze millions Sept cent cinquante mille) Francs CFA.

Les prestations objet de la présente Demande de Cotation sont exécutées en un (01) lot.

La participation à la présente Demande de Cotation est ouverte à toutes les entreprises/sociétés installées au Cameroun et œuvrant dans ce domaine d’activité et répondant aux critères de qualification indiquées dans le présent Dossier de Demande de Cotation.

Les prestations objet de la présente Demande de Cotation sont financés par le budget de fonctionnement du MINESUP - Exercice 2026, Imputation : 60 18 213 03 3300009 361430.

Le Dossier de demande de cotation en version physique peut être consulté auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2, téléphone : 222 22 68 21, dès publication du présent avis, et la version électronique disponible sur les plateformes COLEPS et PRIDESOFT répondant aux adresses http://www.marchespublics.cm, http://www.publiccontracts.cm et sur le site internet de l'ARMP (www.armp.cm) 

La version physique du dossier peut être obtenue auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2, dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de vingt-cinq mille (25 000) FCFA représentant les frais d’achat du dossier de Demande de Cotation et payable au trésor public.
Il est également possible d’obtenir la version électronique du DAO par téléchargement gratuit sur les plateformes COLEPS et PRIDESOFT disponibles aux adresses sus indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le payement des frais d’achat de la demande de cotation.

Mode de soumission
Aux fins de la remise des offres, chaque offre rédigée en français ou en anglais devra être transmise par le soumissionnaire par voie électronique sur la plateforme COLEPS au plus tard le 06 mars 2026. à 15 heures précises, heure locale. 
En sus de l’offre transmise par voie électronique, le soumissionnaire devra également transmettre sous plis scellés dans les délais impartis, auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ième étage de l’Immeuble Ministériel n°2 :
-    une copie de sauvegarde de l’offre enregistrée sur clé USB ou CD/DVD avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde » ;
-    une copie physique de l’original du cautionnement provisoire ainsi que du récépissé de consignation délivré par la Caisse de Dépôts et de Consignations (CDEC) ), avec l’indication claire et lisible « Original cautionnement de soumission + Récépissé CDEC » ;
Sur ces plis scellés, la mention ci-dessous devra être inscrite : 
« DEMANDE DE COTATION N°003/DC/ MINESUP/SIGAMP/CIPM/2026 DU 06 FEVRIER 2026
POUR LES SERVICES D’ENTRETIEN ET DE MAINTENANCE DES APPAREILS DE REPROGRAPHIE ET DE CLIMATISATION AFFECTES AUX STRUCTURES ABRITANT LE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR.
« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »
NB : Le défaut de la copie de sauvegarde est imputable au soumissionnaire défaillant en cas de nécessité.
     Taille et format des fichiers
Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur les plateformes et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
•    5 Mo pour l’Offre Administrative ;
•    15 Mo pour l’Offre Technique ;
•    5 Mo pour l’Offre Financière.
Les formats acceptés sont les suivants :
•    Format PDF pour les documents textuels ;
•    JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet de la présente demande de cotation est de dix (10) mois calendaires. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer les prestations.

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives un cautionnement de soumission, acquitté à la main et timbré au tarif en vigueur, d’un montant de cent cinquante mille (150 000) fcfa et d’une durée de validité de cent vingt (120) jours. Ce cautionnement doit être constitué à 100% et consigné à la Caisse de Dépôts et Consignation (CDEC) contre récépissé.
Le soumissionnaire peut également solliciter le cautionnement auprès d’un établissement financier agréé dont la liste figure dans la pièce n°11 du DDC. Ledit établissement devra approvisionner un compte de la CDEC suivant le barème défini plus haut et transmettre à cette dernière le cautionnement émis, l’avis de crédit et la demande de consignation y relative. En retour, la CDEC délivre et transmet à l’établissement financier, le récépissé de consignation dès réception de la liasse documentaire ci-dessus mentionnée.
Le Maître d’Ouvrage et la Commission de Passation des Marchés doivent s’assurer que le cautionnement présenté dans le cadre du présent avis de consultation est constitué des titres émis par les établissements financiers agrées et des récépissés de consignation délivrés par la CDEC.
L’absence du cautionnement de soumission entraînera le rejet pur et simple de l'offre. Un cautionnement de soumission produit mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. Le cautionnement de soumission présenté par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

L’offre à fournir par le soumissionnaire comprend trois (03) fichiers électroniques correspondant aux trois (03) volumes administratifs, techniques et financiers. Chaque fichier doit explicitement porter un intitulé qui renvoie à la nature de son contenu (Offre Administrative, Offre Technique, Offre Financière). Seront irrecevables, toute offre ne respectant pas le mode de soumission.

L’ouverture des plis se fera en un (01) temps.
En tout état de cause, l'ouverture des pièces administratives et des offres techniques et financières aura lieu le 06 mars 2026 à 16 heures par la Commission Interne de Passation des Marchés du MINESUP dans la salle de réunions de la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Enseignement Supérieur, sise au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2. 
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une seule personne de leur choix dûment mandatée même en cas de groupement d’entreprises. 
Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou autorité administrative compétente, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de la Cotation. Elles doivent dater de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis de consultation.
Un délai de 48 heures est accordé par la Commission aux soumissionnaires pour compléter en cas d’absence ou de non-conformité une pièce du dossier administratif lors de l’ouverture des plis. Passé ce délai, l’offre sera simplement et purement rejetée.

.1 Critères éliminatoires
1.1.    Général 
-    l’absence de la charte d’intégrité datée et signée;
-    le non-respect du format de fichiers des offres soumises en ligne ;
-    les fausses déclarations, manœuvres frauduleuses ou des pièces falsifiées.
1.2.    Pièces administratives
-    l’absence du cautionnement de soumission acquitté à la main et timbré au tarif en vigueur à l’ouverture des plis délivrée par un établissement bancaire de premier ordre ou un organisme financier agréé par le Ministre chargé des finances, à émettre les cautions dans le domaine des marchés publics d’un montant de cent cinquante mille (150 000) fcfa;
-    la non production au-delà du délai de 48h après l’ouverture des plis d’une pièce du dossier administratif jugée non conforme ou absente lors de l’ouverture des plis, (excepté le cautionnement de soumission).

1.3.    Offre Technique
-    le non-respect de cinq (05) critères essentiels sur sept (07);
-    l’absence d’une déclaration sur l’honneur de n’avoir pas abandonné de chantier durant les trois (03) dernières années.

1.4.    Offre financière 
-    l’absence d’un prix unitaire quantifié dans l’offre financière;
-    l’absence de l’une des pièces de l’offre financière ci-dessous : 
-    la lettre de soumission timbrée datée et signée ;
-    le bordereau des prix unitaires, paraphé et rempli de manière lisible ;
-    le détail estimatif, daté et signé ;
NB 1 : La non satisfaction d’un seul des critères ci-dessus entraîne l’élimination de l’offre évaluée.
2 Critères essentiels
Les critères essentiels à la qualification des soumissionnaires porteront: 
•    Présentation de l’offre ; 
•    Expérience du soumissionnaire ; 
•    Capacité financière
•    Qualification et expérience du personnel ;
•    Matériels ; 
•    Méthodologie ;
•    Preuves d’acceptation des conditions de la lettre commande (CCAP et TDR).

Le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur, attribuera la lettre commande au soumissionnaire ayant présenté une offre remplissant les critères de qualification technique et financière requises et dont l’offre est évaluée la moins-disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leurs Cotations pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des Cotations.

Assistance technique
Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème technique ou lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros (+237) 222 238 155 / 222 235 669/677 00 61 10 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.
Renseignements complémentaires
Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Ministère de l’Enseignement Supérieur, Direction des Affaires Générales, Service du Matériel et de la Maintenance, porte 1441, au 14ème étage de l’immeuble ministériel N°2, tel : 222 22 66 90, dès publication du présent avis ou en ligne sur les plateformes COLEPS ou PRIDESOFT aux adresses :http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm., au moins quatorze (14) jours avant  la date limite de dépôt des offres.
Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques
Pour toute dénonciation pour des pratiques, faits ou actes, tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargé des Marchés Publics (MINMAP) SMS ou appel aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48.